Le cinque W dell'organizzazione eventi

Sappiamo bene come sia un evento ben riuscito: tutto è filato liscio, gli imprevisti sono stati affrontati rapidamente e con efficacia, i partecipanti sono stati lieti di aver partecipato e magari è stato pure ottenuto del rilievo mediatico.
Oggi vi parleremo quindi di come si organizzi un buon evento!

Solitamente sono due le ragioni principali per cui un evento viene percepito come male organizzato: le mancanze in termini strutturali e gli obiettivi poco chiari. A seguito di ciò, i partecipanti si renderanno conto che le loro aspettative sono state disattese e conserveranno un cattivo ricordo dell'evento.
A ben vedere questi sono entrambi errori di comunicazione su più livelli, partendo da un livello interiore relativo alla propria idea di evento fino a errori di comunicazione interni (magari con il resto dello staff, la location, il catering...) ed esterni, cioè verso il pubblico. 
Organizzare un evento di successo non è impossibile, ma è necessario porre attenzione ai giusti dettagli: ogni evento è anche un tuo biglietto da visita, perciò deve funzionare il più possibile.

Il primo aspetto da determinare è l'obiettivo dell'evento, cioè quello che vuoi ottenere dalla sua organizzazione. Può essere quello di presentare un nuovo prodotto, fare rete con i professionisti del tuo settore, celebrare una ricorrenza o un risultato raggiunto dalla tua azienda... gli obiettivi possono essere svariati, l'importante è che per te sia chiaro quello che hai scelto. Determinato l'obiettivo del tuo evento, sarai maggiormente in grado di comunicarlo ai tuoi collaboratori e, non meno importante, scegliere appunto i collaboratori giusto per quell'evento.
Volendo mutuare la struttura dei nostri suggerimenti di oggi declinandola da quella di un articolo giornalistico, dovresti allora trovare le 5 W del tuo evento: What (Cosa), When (Quando), Where (Dove), Who (Chi), Why (Perché).
Abbiamo già detto che il primo aspetto da determinare sia il tuo obiettivo: avrai quindi già scelto Perché (Why) organizzare il tuo evento.

La cosa importante adesso è quella di stilare un programma preciso del tuo evento e comunicarlo al tuo staff prima e agli invitati poi. Il programma deve essere il più dettagliato possibile e va rispettato in ogni suo punto, salvo imprevisti a cui dovrai ovviare tempestivamente (prepara sempre non solo un piano B ma anche un piano C... e un piano D!).
Cosa fare e per Chi (What e Who) vanno a braccetto. Per ottenere il tuo obiettivo ci saranno sicuramente molte tipologie di evento diverse che potrai organizzare, ma tenere bene a mente a Chi sia rivolto il tuo evento ti aiuterà a scegliere meglio Cosa fare durante lo stesso. E' semplice intendere come siano diversi, ad esempio, un congresso medico e una presentazione aziendale di modesta entità: questa diversità farà sì che potrai prendere in considerazione per il tuo evento alcuni What (Cosa) e non altri, ma sarai anche già pilotato sul Where (Dove): per il congresso medico di cui sopra, ad esempio, avrai sicuramente bisogno di una location ampia e di prestigio, e questo va automaticamente a sottrarre dalla lista di possibili location molti posti che risulterebbero inadatti (se la location è all'esterno, ricordati di avere un piano B in caso di pioggia!).
Quando (When) organizzare il tuo evento è una variabile che potremmo definire "comoda". Sia che tu abbia una data precisa da rispettare (il compleanno aziendale in tale periodo), sia che tu possa scegliere liberamente, la data del tuo evento deve giusto tenere in considerazione il fatto di non ostacolare il lavoro degli invitati (quindi un evento posto in un giorno non lavorativo sicuramente aumenterà la percentuale di partecipazione) o di non accavallarsi con altri eventi importanti interni o esterni, anche se solo di natura lavorativa (la festa aziendale il giorno prima dell'incontro con la delegazione di un importante cliente potrebbe non essere una buona idea).

per Hager Sicurezza abbiamo scelto come location le Officine Farneto a Roma, uno spazio industriale riqualificato di grandi dimensioni e completo di ogni servizio. Oltre al meeting abbiamo tenuto qui anche la cena aziendale che ne è seguita, animata da uno spettacolo di burlesque con le nostre collaboratrici di fiducia. Guarda la gallery completa cliccando qui

Ovviamente le variabili in gioco possono essere molte di più e indicarle richiederebbe una dissertazione forse troppo lunga per questo spazio, ma qualsiasi aspetto dell'organizzazione di un evento può essere racchiuso in una delle cinque W.
Facciamo un riepilogo:

• What: Cosa fare. Intendiamo che tipo di evento deve essere e quale sia il suo programma preciso. E' importante comunicare questo programma a tutti e attenersi a questo al massimo delle possibilità;
• When: Quando tenere l'evento. Forse la variabile meno delicata, basterà evitare che la data si accavalli con altri grandi eventi che rischierebbero di minare l'afflusso dei partecipanti o preferire i giorni non lavorativi;
• Where: Dove organizzare. E' importante che il luogo sia adatto al tipo di evento e al numero di ospiti che attendi. Fondamentale pure che sia in linea con il tuo linguaggio aziendale e la tua immagine;
• Who: Chi invitare. Che siano colleghi, dipendenti, pubblico o relatori, il target per cui vuoi organizzare un evento dipende dal Perché organizzarlo e a cascata determina tutti gli altri aspetti;
• Why: Perché organizzare un evento. In una sola parola: obiettivo. Scegli accuratamente e con convinzione il tuo obiettivo, perché da qui deriverà tutto il resto. Avere le idee chiare in questo senso ti permetterà di essere più lucido sugli altri aspetti dell'organizzazione.

Ora che ti abbiamo parlato di quali siano i dettagli importanti sui quali tenere alto il tuo livello di attenzione per organizzare un buon evento ti lasciamo con un ultimo, importante consiglio: rendi divertente il tuo evento!
Questo non significa farlo scadere in una pagliacciata ovviamente, ma offrire ai tuoi invitati anche un momento di svago e socializzazione, se non addirittura di intrattenimento! Sono molte le occasioni conviviali a cui puoi pensare, che vanno dalla classica cena aziendale fino a degli show come spettacoli di cabaret o di magia... le possibilità sono davvero moltissime, per questo noi selezioniamo costantemente una fitta rete di collaboratori per offrire sempre nuove soluzioni ai nostri eventi!