Scegliere la location per eventi è un'arte sottile. I parametri da considerare sono molti, ma sicuramente i più importanti sono i seguenti quattro: posizione, dimensioni, tipologia e attrezzatura necessaria.
Quando dobbiamo scegliere la posizione della nostra location il dato più importante è sicuramente la sua raggiungibilità. Se la location è troppo lontana dai mezzi di trasporto che useranno i tuoi partecipanti (stazioni treni e autobus, aeroporti), arrivare all'evento sarà scomodo e potrebbe causare defezioni.
Questo non vuol dire che non si possa avere l'idea di organizzare un evento “fuori porta”, ma in questo caso è bene avere premura di occuparsi anche di allestire, ad esempio, dei servizi navetta per i partecipanti che vadano dai punti di raccolta (stazioni e aeroporti) fino alla location.
Il secondo parametro che ci interessa sono le dimensioni della sala.
Una sala troppo piccola genererà degli ovvi problemi, ma anche una sala troppo grande non incontrerà il favore dei partecipanti: gli spazi vuoti potrebbero essere dispersivi o, peggio ancora, tutti quei posti liberi potranno dare l'idea che il tuo evento non abbia avuto successo.
Per stare più sicuro riguardo la grandezza di cui avrai bisogno, puoi raccogliere online le adesioni al tuo evento oppure organizzare un evento a numero chiuso: così ridurrai la possibilità di avere una location troppo grande o troppo piccola rispetto alla tua influenza.
La tipologia della location, invece, aiuta a migliorare l'esperienza emotiva dei partecipanti, rendendola coerente con il messaggio che vuoi comunicare. Non a caso fin dall'antica Grecia le strutture deputate all'incontro di molte persone tra loro erano costruite in modo tale da fornire una piacevole esperienza visiva, tradizione che molti architetti continuano giustamente ancora oggi.
Scegliere una location molto discordante con la tipologia di partecipanti e di messaggio a cui sono abituati, può rendere l'esperienza meno coinvolgente compromettendo il grado di attenzione e partecipazione dei presenti.
Scegli con cura quindi se vuoi una location informale, lussuosa, storica, futuristica, industriale... oggi le possibilità sono infinite ma ogni location lancia un messaggio diverso.
Infine, importante è anche sapere cosa la location ti mette a disposizione in termini di attrezzatura.
Che tipo di luci hanno? Sono sufficienti? L'impianto audio è completo? Hanno un proiettore?
Porre queste domande è fondamentale per non avere brutte sorprese il giorno dell’evento. E’ purtroppo vero però che la location, per accaparrarsi il tuo evento, possa omettere vulnerabilità note mettendo a rischio alcuni aspetti dell’evento, unitamente al fatto che non sempre ti sarà possibile monitorare il funzionamento delle attrezzature fino alla data dell’evento.
Cosa fare?
In questi casi è importante affidarti a una terza parte che possa aiutarti nella valutazione di quello che la location ti offre. Un esperto nell’organizzazione degli eventi saprà consigliarti su cosa sia più utile per te e guidarti, eventualmente, nella scelta di service affidabili per il noleggio di ciò che manca alla location.
Ad esempio, se hai un relatore e la location ti mette a disposizione un microfono dovresti sentirti a posto. E se qualcuno vuole intervenire e dialogare con il relatore? Un solo microfono non ti basterà più, e avrai anche bisogno di una maschera che porti il microfono a coloro che vogliano intervenire, spostandosi all’interno della sala.
